Protocolo de reserva de salas de videoconferencia

Antecedentes

La mayoría de las actividades que se realizan por Videoconferencia tienen un gran problema: organización. Generalmente se reservan las salas pero no se entiende que es igual que una llamada telefónica: preciso saber el número al que quiero llamar. Por este tipo de problemática se pierden de 20 a 30 minutos para que la actividad comience. Esto, sumado a algún inconveniente técnico, puede llegar a ser bastante frustrante.

En este documento pretendemos describir un protocolo para realizar las reservas de las salas de videoconferencia de forma tal de minimizar los errores y tiempos de espera.

¿Qué pasos debo seguir para realizar una reserva?

Para tener en cuenta...

Es bueno, antes de hacer algo, contestarse estas preguntas:
  • ¿Cuántos puntos se conectarán a la videoconferencia?
  • ¿Cuánto público espero en cada sitio?
  • ¿Qué tipo de actividad se llevará a cabo? ¿Dictado de clases? ¿evento? ¿charla?

Desde el punto de vista técnico, lo más importante es la cantidad de puntos que participarán de la actividad. Esto se debe a que no todos los equipos de videoconferencia soportan llamar (o ser llamados) desde varios sitios. Típicamente existen equipos "Multipunto" que permiten conectar varios terminales y "Monopunto" que solo permiten realizar o recibir una videollamada. El CURE cuenta con equipos multipunto para realizar videollamadas de hasta 4 integrantes y equipos monopunto. Se encuentra en funcionamiento un equipo adquirido para toda la UdelaR en el interior del tipo multipunto, llamado MCU, el cual soporta hasta 10 videollamadas concurrentes. Más información sobre el equipo y manuales de uso están disponibles acá.

Visto lo anterior, en algunos casos no es trivial cómo realizar la conexión. Siempre puedes consultar al equipo de informática & redes al respecto.

Reunir la información necesaria

En primera instancia, el interesado debe reunir los siguientes datos:
  • sitios que se pretende conectar (la cantidad es importante), y de ellos:
    • el "nombre de dominio" del equipo de videoconferencia y/o número IP
    • un contacto técnico (preferentemente un teléfono)
  • ¿desde alguno de los sitios se compartirán diapositivas?

Nota: Si el uso de esta sala es para dar clases, tal vez te sea de ayuda leer nuestro Manual de recomendaciones para dictar clases por VC.

Realizando la reserva

En esta parte hay que prever los tiempos de conexión en la reserva. Sería óptimo reservar media hora para la conexión. En esos primeros 30 minutos realizar la conexión y luego comenzar la clase/evento/charla propiamente dicho.

En el sistema de reserva de salas del CURE puedes revisar la disponibilidad de los salones y otros recursos. Puedes identificar las salas o agrupaciones que cuentan con un equipo de Videoconferencia porque verás junto al nombre la leyenda "(VC)". En base a esto, verás si el aula disponible es un salón de clase, una sala de reuniones o una sala destinada a co-gobierno. Encontrarás un formulario que deberás completar y enviar a los responsables de las reservas. Dicho formulario esta disponible aquí. Al completar el formulario, has clic en "Imprimir respuestas" y luego "Exportar a PDF". Debes enviar este archivo por correo al responsable de realizar la reserva.

Con este procedimiento ya queda generada una solicitud a soporte informático para prever asistencia para el evento.

FAQs - Preguntas Frecuentes

Problemas y posibles soluciones:

  • El equipo no enciende:
    • Solución: Verificar las conexiones del equipo y que haya corriente en los tomas donde los están conectando.
  • Disco la IP, el equipo suena como si estuviese llamando pero no atienden:
    • Solución: Puede ser simplemente que no haya nadie del otro lado para responder la llamada, hay equipos que tienen la respuesta automática deshabilitada. Siempre es conveniente tener un teléfono de contacto con quién esté del otro lado.
  • Escucho a los del otro lado, pero no los veo:
    • Solución: Es posible que el equipo que está concentrando la llamada tenga cubierto su capacidad de MCU. También puede que en el otro lado tengan desconectada la cámara. Si no es el caso, apagar ambos equipos, volver a encenderlos y repetir la llamada.
  • Recibo video remoto pero no escucho el audio:
    • Solución: Puede ser que el lado remoto tenga apagado el micrófono, verificar esto en primer lugar. También puede que el audio local, de la televisión o la videoconferencia, estén bajos o en mute, verificar esto. Si no estamos frente a las situaciones anteriores, apagar ambos equipos, volver a encenderlos y repetir la llamada.
  • Intento trasmitir la presentación y no la muestra
    • Solución: Hay equipos que solo aceptan algunas resoluciones, puede que haya que realizar algunos cambios en el PC que trasmita la imagen. Esto pasa habitualmente en los equipos AVer. Hay que configurar la resolución que trasmite tu computadora al equipo de VC en 1024x768.