Sistema de reserva de salas de reunión¶
- Sistema de reserva de salas de reunión
Antecedentes¶
En el CURE la reserva de los salones y las salas de videoconferencia se realiza en una planilla a mano. Esto genera varios inconvenientes, en primer lugar el funcionario que reserva la sala tiene que estar cuando alguien la solicita, los eventos recursivos conlleva un buen tiempo de colocarlos todos y de suspenderse la actividad por "X" motivo dificulta también borrar los eventos agendados. Entre estas y otras contras que decidimos implementar para todo el CURE un sistema de reserva de salas de reunión basado en el software libre MRBS - Meeting Room Booking System [1]
[1] Pueden ver en la página principal que este software está bajo licencia GPL - General Public License, la que pueden encontrar aquí: http://www.gnu.org/licenses/gpl.html
Experiencia previa¶
En el Espacio Interdisciplinario tuvo una buena aceptación por parte de la Unidad Administrativa, quien realiza la reserva de los salones. También en el Centro Universitario de Paysandú - CUP nos consta que ha tenido éxito esta plataforma.
Esta experiencia y al ser MRBS software libre, hemos decidido implementarlo para todo el CURE.
Instalación¶
Para la instalación de este Sistema de Reserva de Salas de Reunión se utilizo la versión 1.4.9, la ultima disponible en el sitio del proyecto hasta la fecha de esta documentación.
El sistema puede ser descargado desde la página (mrbs.sourceforge.net) a través de un Tar o repositorios SVN. El contenido descargado cuenta básicamente con el programa base (contenido en el directorio /web), un conjunto de scripts y documentación
En primer lugar se copia el contenido del directorio /web en el servidor web que lo vaya a alojar. Luego se crea la base de datos y se ejecuta el script de creación de tablas suministrado teniendo en cuenta el gestor a utilizar:
Para MySQL = tables.my.sql
Para MySQL < 4.1 = tables.my.pre41.sql
Para PostgreSQL = tables.pg.sql
Para PostgreSQL < 7.3 = tables.pg.pre73.sql
Para la configuración del MRBS se utiliza exclusivamente el archivo "config.inc.php" ubicado en la raíz del programa, este sobrescribe las variables de los archivos "systemdefaults.inc.php" y "areadefaults.inc.php". Para esta instalación fueron configurados los siguientes parámetros:
Zona horaria: Se especifica la zona horaria a utilizar, en este caso se utiliza la zona horaria de Uruguay.
$timezone = "America/Montevideo";
Parámetros de configuración de la BD: Incluye el tipo de gestor utilizado, la base de datos, usuario, contraseña y prefijos.
$dbsys = "gestor_bd"; $db_host = "host"; $db_database = "bd"; $db_login = "usuario"; $db_password = 'contraseña'; $db_tbl_prefix = "prefijo_";
Autenticación: Especifica el método a utilizarse y sobre que se validara (base de datos, ldap, pop3, etc) para esta instalación se validó con la base de datos y haciendo que PHP maneje las sesiones de usuario (de este modo la sesión se guarda en el servidor).
$auth["session"] = "php"; $auth["type"] = "db";
Personalización: Se incluyen parámetros para personalizar la apariencia del MRBS, se puede incluir una imagen a modo de logo y especificar el tema a utilizarse (los temas se encuentran en el directorio "Themes" y son configurados a través del archivo styling.inc ubicado en el directorio de cada tema). En este caso se incluyeron los logos del C.U.R.E/Udelar y se creo un tema "cure" para el que se utilizó un esquema de colores acorde con la Udelar.
$theme = "cure"; $mrbs_company = "C.U.R.E"; $mrbs_company_logo = "./images/cure.png";
De esta manera ya queda instalado el RMBS, solo falta correrlo en un navegador y crear el usuario administrador para comenzar a utilizarlo.
Configuración¶
FIXME (Esto será para todo el CURE, hay que verlo con cuidado entre todos)
Actualización del software¶
FIXME
Manuales de usuario¶
Ingreso a la plataforma:¶
Para ingresar a la plataforma se debe acceder a la siguiente dirección:
http://calendario.cure.edu.uy/
Nota: Puede aparecer error en el certificado de seguridad y seleccionamos la opción "continuar de todos modos"
Desde aquí podemos observar todas las reservas existentes ya ingresadas, pero no podemos
ingresar nuevas reservas ni modificar las existentes. Para poder hacer esto debemos iniciar sesión con un
usuario registrado.
¿Como iniciar sesión en el sistema?¶
Para poder iniciar sesión en el sistema de reservas primero debemos contar con un usuario y contraseña solicitando a los administradores
del sitio: Victor Alem, Pablo Garcia, Adrián Hernandez, Germán Bianchi y Alberto Finozzi.
Una vez que contamos con el acceso, debemos hacer click en el botón "Entrar".
Seguido de esto completamos los
campos con nuestros datos y oprimimos nuevamente el botón "Entrar".
Luego nos aparecerá un mensaje mostrando nuestro nombre de usuario, esto ratificará que pudimos ingresar correctamente
¿Como cambiar mi contraseña de usuario?¶
Para poder acceder a la opción de cambiar la contraseña, debemos hacer click en el link "Listas de Usuarios" que se encuentra en la pantalla principar en el vértice superior derecho,
Una vez ahí, seleccionar nuestro usuario.
escribir dos veces la contraseña nueva donde aparecen los campos vacíos
¿Qué tengo que hacer para poder hacer una reserva?¶
Una vez dentro del sistema, nos aparecerá el día actual en el que nos encontramos. Podemos ingresarla a partir del día actual o
seleccionar el dia específico en el calendario.
Para realizar una reserva mantenemos haciendo click desde la hora de inicio hasta la hora de finalizada la reserva y soltamos.
Aparecerá el siguiente formulario el cual lo completaremos:
Dentro de este completamos los siguientes datos:
Nombre: En este campo se completa con el nombre con que se desea que aparezca la reserva
Descripción completa: Se ingresa toda la información que se cree necesaria
Comienzo: Se ingresa la fecha y la hora en la cual comienza a regir la reserva
(se puede optar por poner Día Completo")
Final: Se ingresa la fecha y la hora de finalización de la reserva (en el caso que se marque "Dia Completo" esta opción queda deshabilitada).
Agrupación: Se selecciona la sede donde se encuentra la sala que se desea reservar
Salas: Se selecciona la sala que se desea reservar
Tipo: Por lo general siempre se utiliza interna
Estado de confirmación: Se selecciona "confirmada" en el caso de que se este seguro de utilizará la sala y "Provisional" es para el tipo de reserva en la cual no se esta seguro de que se la va a usar. (no se recomienda hacer reservas provisionales)
Tipo de repetición:
*Ninguna: En el tipo de repetición ninguna no se crea ningún patrón de repetición
*Diaria: La reserva se repite todos los días con las características ya ingresadas
*Semanal: La reserva se repite los mismos días las siguientes semanas
*Mensual: La reserva se repite el mismo día durante los siguientes meses
*Anual: La reserva se repite el mismo día del mismo mes los siguientes años
*Día correspondiente del Mes: La reserva repite el mismo día todos los meses
*n-Semanal: La reserva se va a repetir cada n semanas (n es un número ej: 3)
Fecha tope repetición: Aquí se va a designar la fecha tope de repetición, donde a partir de ese día ya no se va a repetir la reserva configurada.
Día Repetición semanal: (exclusivo para "Tipo Repetición" semanal) En este campo se indica que días de la semana se desean repetir.
Número de semanas (n-semanas): Aquí se ingresa el numero de semanas a saltearse. (si se ingresa un 3, la reserva no aparecerá por las siguientes 2 semanas y si en la tercera. En el caso de ingresar un 2, la reserva estará activa salteada, una semana si y la siguiente no). Este patrón finaliza con "Fecha Tope de Repetición".
skip past conflicts: Esta opción omite si hay conflictos anteriores en una reserva (por defecto se la deja desmarcada)
Al finalizar la reserva, ésta aparecerá marcada en el calendario con color verde, con el nombre que le asignamos y dentro del rango de horas establecidas
VISTAS¶
El sistema permite realizar vistas generales y especificas.
Las vistas generales nos permite ver el calendario mensual con las reservas ingresadas para poder ver que días en el mes no hay reservas o esta menos solicitada.
Para esto simplemente hacemos click en el mes que queremos chequear.
Apreciación
Para volver a ver un dia específico hacemos click en el numero del dia que se encuentra dentro del calendario.
¿Como hago para buscar de forma rápida una reserva que ya ingresé?¶
Para buscar una reserva ya ingresada de forma sencilla, tenemos que escribir el nombre de la reserva tal cual lo escribimos (si nos equivocamos en el nombre, esta no va a aparecer) dentro del cuadro de búsqueda y apretar la tecla "Enter" de nuestro teclado. Aparecerá un listado donde mostrará cada una de las reservas
vinculadas con ese nombre.
Tenemos una sala nueva, ¿cómo la agrego?¶
Para agregar una sala nueva solo tendrán acceso a ello los usuarios con permisos de administrador. Se aconseja preguntar en cada sede quién esta autorizado a hacerlo.
Como realizar un Informe:¶
Este sistema nos permite realizar 3 tipos de informes, para esto debemos completar una planilla con las variables que necesitamos discriminar para que aparezcan en el informe:
TIPOS:
1)- Informe HTML- Este tipo de informe nos permite listar en una nueva pestaña web diagramado con todas las reservas que se necesitaban incluir.
2)- Informe SCV- Este informe nos permite listar los datos generando una planilla de cálculos en formato ODS (formato libre) optimizado para libre office
el cual nos permite ver, editar e imprimir.
3)- Informe como iCalendar (archivo .ics)- Este informe nos permite ver los datos en forma de calendario utilizando el calendario de mozilla calendar
(incluyendo mozilla Sunbird), Google Calendar, Chandler, Lotus Notes, ScheduleWorld, KOrganizer, Mulberry, Evolution de Novell, Kronolith, Simple
Groupware, Hotmail Calendar, Nuvvo, Microsoft Outlook, Trac, asi como también iCal de Apple.
Simplemente lo que tenemos que hacer es:
Hacer click en Informes
Como completar el siguiente formulario:
Informe de Reuniones:
Fecha Inicio: Aqui ingresamos la fecha en la que queremos que comience el informe.
Fecha Fin: Aqui ingresamos la fecha en la que queremos que finalice el informe.
Agrupación: Aqui seleccionamos la sede donde se ubica la sala reservada.
Sala: Se selecciona la sala de la cual queremos sacar el informe.
Tipo de coincidencia: Por defecto "interna".
Descripción Breve: Ingresamos el titulo con el cual queremos que aparezca.
Descripción Completa: Aquí podemos agregar mas datos relacionados con el informe.
Creada por: Escribimos el nombre de la persona que lo creo o quien lo necesita.
Estado de confirmación: Aquí podemos discriminar por estado (Confirmada, Provisional o Todos).
Output: Aquí se selecciona "Informes" por defecto.
Format: Aquì seleccionamos el tipo de formato que va a tener nuestro informe (HTML, CSV o iCalendar).
Ordenar Informe por: Tenemos la opcion de ordenarlo por Sala o Fecha/Hora de comienzo).
Resumir por: Esta opción nos permite resumirla por descripción breve, creador o Type (tipo).
Luego de finalizar de completar los datos, hacemos click en el boton "Pedir Informe"
Alta y Baja de Usuarios¶
¿Como crear un nuevo usuario?¶
Para poder acceder a la opción de agregar un nuevo usuario, debemos ingresar con nuestro usuario el cual debe tener privilegios de administración, haciendo click en el botón "Entrar" y luego hacer click en el enlace de "Lista de usuarios"
Seguido de esto completamos los
campos con nuestros datos y oprimimos nuevamente el botón "Entrar".
Luego nos aparecerá un mensaje mostrando nuestro nombre de usuario, esto ratificará que pudimos ingresar correctamente
Agregando un nuevo Usuario¶
Para poder acceder a la opción de agregar un nuevo usuario, debemos hacer click en el link "Listas de Usuarios" que se encuentra en la pantalla principal en el vértice superior derecho,
A continuación, hacer click en el boton "Añadir un Nuevo Usuario" .
Una ves aquí, comenzamos a completar los datos del nuevo usuario. En el primer parámetro debemos elegir que tipo de usuario queremos crear.
Los usuarios con privilegio "Usuario" solo pueden crear nuevas reservas.
Los usuarios con privilegio "Administrador" podrán crear nuevas reservas, modificar cualquier reserva y eliminar cualquier reserva.
Al finalizar el completado del formulario se debe hacer click en "Guardar"
Una ves hecho esto, el nuevo usuario se encontrará en la "Lista de Usuarios" donde podremos modificarlo o eliminarlo. La lista está ordenada alfabéticamente por el nombre de usuario.
Eliminar un usuario¶
Para eliminar un usuario, ya debemos tener nuestro usuario (con privilegio de administración) con la sesión iniciada. En caso contrario seguir los primeros pasos que se detallan en añadir un nuevo usuario e ingresar a la "Lista de Usuarios".
Una vez allí, buscar cual usuario queremos eliminar y acceder a el. (El usuario a eliminar no puede ser el mismo usuario con el que iniciamos sesión).
En la siguiente pantalla se nos mostrarán los datos del usuario y debajo de ellos, aparecerá el botón de "Borrar este Usuario"
Una vez hecho esto, el usuario habrá sido eliminado.
